Funzionalità
Calendari, regole, promemoria e statistiche in un solo sistema
Gestione degli appuntamenti online presso uffici e servizi dell'Ente: calendari, slot, operatori, chiusure, conferme e notifiche, backoffice e statistiche sull'utilizzo dei servizi.
Come funziona
Tante funzioni disponibili per ogni esigenza del tuo ente
Tutti i tuoi servizi online
Grazie a PrenotoPA puoi offrire il servizio di prenotazione online di tutti i tuoi servizi, suddivisi per uffici/aree o sezioni, e permettere al cittadino di scegliere eventualmente anche l’operatore o il tecnico da cui vuole recarsi.
L’utente potrà indicare le date e gli orari più congeniali, e il sistema gli mostrerà gli slot disponibili per quelle determinate date e orari.
L’orario adatto a te
Tramite un comodissimo calendario visuale, in cui sono indicati tutti gli slot liberi per ogni determinato servizio, l’utente potrà scegliere l’orario che preferisce con un semplice click.
Ogni servizio avrà ovviamente una durata diversa dall’altro, e potranno essere impostati degli intervalli tra un utente e l’altro, e anche scegliere un tempo di tolleranza per qualche utente ritardatario, prima di annullare la prenotazione.
Contatti e informazioni
Puoi scegliere quali dati e informazioni richiedere all’utente per procedere con la prenotazione. Ad esempio, se decidi di richiedere la data di nascita, potrai successivamente effettuare delle operazioni di business analysis, a fini statistici.
La mancata compilazione dei dati non permetterà all’utente di procedere oltre con la prenotazione, in modo da essere sicuri di avere tutte le informazioni utili e necessarie per il lavoro.
Conferma prenotazione
All’utente sarà inviata una email riepilogativa della prenotazione appena effettuata.
È possibile decidere di lasciare le prenotazioni in “attesa di conferma”: in questo modo gli utenti dovranno attendere una conferma da parte dell’operatore (che riceveranno sempre tramite email) con l’ok alla prenotazione. Tramite il pannello di gestione potrai visualizzare, validare o rifiutare le prenotazioni ricevute.
Uno dei servizi opzionali di PrenotoPA ti permette di abilitare l’invio di SMS di promemoria agli utenti per ricordargli l’appuntamento fissato.
Nel dettaglio
Le funzionalità, una per una
Calendari per ufficio, servizio e operatore
Ogni servizio ha la propria agenda: durata dell'appuntamento, orari di apertura, chiusure e periodi di sospensione, con la disponibilità gestita in tempo reale dipendente per dipendente. Si possono impostare regole diverse per tipologia di pratica, perché un cambio di residenza non richiede lo stesso tempo di un rilascio di certificato.
Prenotazione e promemoria
Il cittadino sceglie l'ufficio, la tipologia di prestazione e lo slot che gli è più comodo, vedendo le disponibilità giorno per giorno e ora per ora, e riceve per email la conferma con i documenti da portare. Il modulo funziona da qualsiasi dispositivo, compresi smartphone e tablet. I promemoria automatici via email o messaggio riducono le mancate presentazioni, e la disdetta libera immediatamente lo slot per gli altri utenti.
Regole di accesso e limiti
L'Ente decide chi può prenotare e a quali condizioni: accesso libero con i soli dati di contatto oppure identificazione con SPID o CIE per i servizi che lo richiedono, numero massimo di prenotazioni per persona, anticipo minimo e finestra massima di prenotazione, blocco dei nominativi che non si presentano ripetutamente. Sono impostazioni che evitano l'occupazione impropria dell'agenda e mantengono il servizio utilizzabile da tutti.
Appuntamenti in presenza, telefonici e in video
Non tutti i servizi richiedono la presenza fisica. Ogni agenda può essere configurata per appuntamenti allo sportello, per colloqui telefonici o per collegamenti in video, con le istruzioni di accesso inviate automaticamente al cittadino. Per gli enti con più sedi il cittadino sceglie prima la sede e poi la disponibilità, vedendo solo gli orari realmente aperti in quel punto.
Lavoro allo sportello e statistiche
L'operatore vede la giornata, registra la presenza e annota l'esito dell'incontro, con la possibilità di spostare o annullare un appuntamento avvisando il cittadino in automatico. I dati sugli appuntamenti richiesti, evasi e non presentati, letti per servizio e per fascia oraria, aiutano a ridistribuire il personale e a rivedere gli orari di apertura sulla base della domanda effettiva invece che delle abitudini consolidate.
Integrazione con il sito e con gli altri servizi
La prenotazione si apre direttamente dalle pagine di servizio del portale istituzionale, con la stessa grafica dell'Ente, e può essere collegata alla gestione delle code in sede e ai monitor informativi, così l'appuntamento prenotato online diventa la chiamata allo sportello il giorno dell'accesso. Gli operatori possono consultare la propria agenda anche dal calendario che usano abitualmente.
Portate online gli appuntamenti del vostro Ente
Una demo sui vostri uffici, con la configurazione delle agende e il percorso del cittadino.